Krabicu od topánok plnú „bločkov” mal asi každý jeden z nás. Všimli ste si ale niekedy, čo všetko takýto pokladničný doklad obsahuje? Ak podnikáte, mali by ste vedieť, čo musí byť jeho súčasťou. Prečítajte si náš článok a budete to mať v malíčku!
V článku nájdete:
1. Čo je pokladničný doklad a aké typy poznáme
2. Kto má povinnosť vyhotoviť pokladničný doklad
3. Povinné náležitosti pokladničného dokladu
4. Vzorový pokladničný doklad – áno či nie?
5. Čo môže obsahovať pokladničný doklad z eKasy
6. Vyobrazenie pokladničného dokladu z eKasy
7. Príjmový a výdavkový pokladničný doklad
8. Najčastejšie otázky:
○ Kedy treba vystaviť namiesto pokladničného dokladu paragón?
○ Čo znamená oprava a storno pokladničného dokladu?
○ V akých prípadoch je povinnosť vyhotoviť neplatný doklad?
○ Musí byť zobrazený pokladničný doklad aj pri ambulantnom predaji?
○ Aká vysoká pokuta hrozí za nepredloženie pokladničného dokladu?
9. Zapamätajte si
Čo je pokladničný doklad
Pokladničný doklad z eKasy je súčasťou každého predaného tovaru či služby. Ide o potvrdenie, že niečo hodnotné bolo prevedené z jednej strany na druhú. Potvrdenia vznikajú pri akejkoľvek transakcii, či už pri poskytovaní služieb, tovaru alebo pri transakciách na burze. Ich náležitosti sú zákonom stanovené a označenia musia byť vyjadrené zrozumiteľne, aby bolo možné odlíšiť určitý typ tovaru od druhého.
Kto má povinnosť vyhotoviť pokladničný doklad
Ak podnikáte, mali by ste vedieť, že podľa zákona ste povinní po zaevidovaní každej tržby pokladňou vyhotoviť pokladničný doklad. Ten hneď po jeho vytvorení musí obsahovať všetky stanovené náležitosti.
Občas vzniká situácia, že majiteľ firmy môže zákazníkovi poslať elektronickú kópiu pokladničného dokladu e-mailom miesto toho, aby mu fyzicky odovzdal tlačenú verziu. Tento spôsob je realizovateľný iba vtedy, ak si zákazník vyžiada elektronickú účtenku ešte pred jej vytlačením.
Hoci zákazník má v tomto prípade možnosť výberu, podnikateľ nie je povinný zaslať účtenku e-mailom, ani ju sprístupniť v elektronickej podobe. Preto, ak vyhotovíte papierový pokladničný doklad, už ho nemusíte posielať elektronicky. To isté platí aj naopak.
Povinné náležitosti pokladničného dokladu
Okrem povinnosti vyhotovovať pokladničný doklad stanovuje zákon o používaní ERP aj jeho náležitosti. Od 1. apríla 2019 sa zmenila nie len virtuálna registračná pokladnica (VRP) na eKasu, ale aj vzhľad pokladničného dokladu. Už na ňom nenájdeme ochranný znak (MF), podstatnejšie je vyobrazenie IČO, ID dokladu a OKP (overovací kód podnikateľa). Tieto náležitosti pokladničného dokladu môžeme rozdeliť do dvoch skupín: identifikačné údaje podnikateľa a údaje spojené s predmetom predaja.
○ Pod identifikačnými údajmi podnikateľa rozumieme:
○ Obchodné meno, sídlo alebo miesto
○ Daňové identifikačné číslo – DIČ
○ Identifikačné číslo organizácie – IČO
○ Identifikačné číslo pre daň z pridanej hodnoty, ak ste platiteľ DPH – IČ DPH
○ Overovací kód podnikateľa
Pod údajmi spojenými s predmetom predaja rozumieme, najmä dátum a čas vyhotovenia pokladničného dokladu, kód pokladnice eKasy, identifikátor dokladu, čitateľný QR kód a poradové číslo.
Pod ďalšími potrebnými údajmi rozumieme:
○ Označenie tovaru/služby, taktiež jeho množstvo, rozsah a udanie sadzby DPH
○ Cenu tovaru/ služby
○ Základ dane z pridanej hodnoty, ak ste platiteľom DPH
○ Sadzbu dane z pridanej hodnoty, ak platíte DPH alebo údaj o oslobodení od DPH
○ Výšku dane z pridanej hodnoty, ak ste platiteľom DPH
○ Zaokrúhlenie ceny
○ Celkovú sumu za tovar alebo službu
Vzorový pokladničný doklad – áno či nie?
S účinnosťou zákona od 21.7.2020 podnikatelia nemajú povinnosť vystavovať vzor pokladničného dokladu. Ako vzorový pokladničný doklad mali podnikatelia povinnosť použiť len originál, ktorý vyhotovili z pokladničného systému.
Rovnako tiež, ak sa na vašom predajnom mieste nachádza viacero elektronických pokladníc toho istého typu, vyobrazený doklad nemusíte umiestniť pri ani jednej pokladnici. Taktiež nemusíte zvýrazňovať daňový kód registračnej pokladnice, dátum, čas, sumu a ani ochranný znak.
Čo môže obsahovať pokladničný doklad z eKasy
Pokladničný doklad má okrem zákonom stanovených náležitostí aj tie, ktoré môžu, no nemusia byť jeho obsahom. Patrí sem napríklad unikátny identifikátor kupujúceho, čo je obchodné meno kupujúce alebo jeho IČO. Od minulého roka už podnikatelia nie súpovinní tento údaj zasielať do systému eKasy na finančnú správu. V prípade, že o to požiada kupujúci pred evidenciou tržby, jednoducho ho uvediete na pokladničnom doklade
Ďalej môže byť súčasťou pokladničného dokladu aj logo alebo slogan spoločnosti, ktorý býva najčastejšie uvedený hneď v úvode. V spodnej časti môže byť poďakovanie za nákup alebo prianie pekného dňa.
Vyobrazenie pokladničného dokladu z eKasy
Príjmový a výdavkový pokladničným doklad
Príjmový a výdavkový pokladničný doklad máju spoločný význam, ktorý súvisí so zaevidovaním príjmu alebo výdavku financií v hotovosti. Tieto doklady slúžia najmä na ručné vypísanie a možno ich zakúpiť v akomkoľvek papiernictve. Hlavný rozdiel môžeme spozorovať voľným okom. Výdavkový pokladničný doklad je sfarbený do modrej farby, červený je zase príjmový.
Takýto typ dokladov sa využíva najmä pri podnikateľoch, ktorým nie je stanovené tržby evidovať cez pokladničný systém, napríklad v stavebníctve. Murár môže vystaviť v rámci svojej činnosti faktúru pomocou príjmového dokladu na konkrétnu sumu.
Aby ste však nezabudli na povinné náležitosti príjmového a výdavkového dokladu. V nasledujúcich riadkoch sme pre vás zhrnuli, čo by mali obsahovať:
○ Informácie ohľadom príjemcu platby a platiteľa (obchodné meno, sídlo/adresa, IČO, DIČ, IČ DPH)
○ Dátum, ktorý stanovuje ukončenie platby
○ Celkovú sumu a menu, prípadne sumu členenú na základ dane, DPH a sumu spolu
○ Účel hotovostnej platby
○ Podpis príjemcu alebo zhotoviteľa dokladu
Najčastejšie otázky
Kedy treba vystaviť namiesto pokladničného dokladu paragón?
Ak všetko zlyhá, príde na rad paragón. Pri eKase to býva pri výpadku elektriny alebo pri poruchách registračných pokladníc. Ak nie je kasa registrovaná na virtuálnu registračnú pokladnicu, jedinou zákonnou náhradou je práve paragón, ktorý slúži zákazníkovi ako riadny doklad o kúpe.
Čo znamená oprava a storno pokladničného dokladu?
Nikto nie je neomylný, a preto ak vystavíte chybný pokladničný doklad, nezúfajte. Môžete pristúpiť k jeho oprave alebo stornu.
K oprave môže prísť pri zaslaní údajov do systému eKasy alebo do chráneného dátového úložiska, pri prekročený hraničnej doby odozvy. V tomto prípade musíte uviesť aj pôvodný identifikátor pokladničného dokladu, ku ktorému sa účtovaná položka vzťahuje.
Pri storne pokladničného dokladu prichádza k úplnému zrušeniu zaúčtovanej položky, po vytlačení pokladničného dokladu z eKasy. Takýto doklad nemôže byť uzavretý a položka musí byť údaj o predanom alebo vrátenom tovare.
Musí byť zobrazený vzor pokladničného dokladu pri ambulantnom predaji?
Nie, podnikateľ nemusí pri predaji prostredníctvom stánku s dočasným stanovišťom vystaviť vzorový pokladničný doklad. To isté platí pri predaji na jarmokoch alebo na blížiacich sa vianočných trhoch. Jedinou povinnosťou je používať výhradne takú pokladnicu, ktorá je napojená na systém eKasa.
Aká vysoká pokuta hrozí za nepredloženie pokladničného dokladu?
S daňovou kontrolou netreba riskovať, príde keď ju najmenej čakáte. Ak daňová kontrola zistí závažné porušenie, môže vám uložiť pokutu. Suma nie je pevne stanovená a jej najnižšia čiastka je 50 eur. Výška pokuty je pri porušení vyčíslená podľa skutočnosti, či ide o prvé, alebo viacnásobné porušenie tohto zákona. Ako príklad môžeme uviesť udelenie pokuty vo výške až 1 000 eur predajcovi, ktorý držby neevidoval.
Zapamätajte si
V rámci všetkých zákonom stanovených náležitostí musí pokladničný doklad obsahovať najmä dve časti: Všetky informácie prislúchajúce identifikačným údajom podnikateľa a údaje spojené s predmetom predaja. Okrem zákonom stanovených údajov môže byť súčasťou aj logo alebo slogan spoločnosti. Myslite tiež na to, že s účinnosťou od roku 2020 nie ste povinný vyobrazovať vzorový doklad o kúpe na ani jednom predajnom mieste.
Podnikajte bez starostí s Papaya POS
Potrebujete poradiť pri hľadaní eKasy či terminálu? V Papaya POS máme dlhoročné skúsenosti s poskytovaním spoľahlivých platobných riešení pre malé, stredné aj veľké podniky. Medzi našich spokojných klientov patrí napríklad Foxford, iZlato, Regal burger, La Donuteria, Hotel Sliezsky Dom či Národný futbalový štadión. Prezrite si našu ponuku eKás či terminálov. Otázky vám ochotne zodpovieme na čísle +421 905 904 533, alebo sa nám napíšte e-mail na info@papayapos.sk. Ak preferujete osobný kontakt, nájdete nás po celom Slovensku. Stačí osloviť niektorého z našich obchodných zástupcov.